KVK Mevzuat Uyarınca Uzaktan Eğitim Süreci Çalışan Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu Hakkında

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü (bundan böyle “ENSTİTÜ” olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.

Çalışan sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10’uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.

KVK Kanunu uyarınca Enstitü olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi yine aşağıda açıkladığımız amaçlarımız kapsamında ve mevzuatta öngörülen ilkeler doğrultusunda gerekli olduğu süre boyunca işleyebilir, açıklayabilir ya da aktarabiliriz.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları

İşlemeye konu Kişisel Verileriniz; Ad Soyad, Kurum E-Posta Adresi, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Derse Devam Durumu, Çalışan Performans Durumu, Erişim log kayıtları: (IP adresi, MAC adresi, hedef IP, port bilgileri, erişim tarihi/saati)’dir.

Eğitim öğretim faaliyetlerimiz kapsamında verdiğimiz eğitimler ile ilgili uzaktan erişim çerçevesinde sunduğumuz webinar, kurs ve seminerlere öğretim görevlisi, öğretim üyesi, eğitmen vb. sıfatlarla katılımınız çerçevesinde derslerin, seminerlerin, webinarların vb. planlanması, organizasyonun yerine getirilmesi; Eşzamanlı derslerin planlanmış zaman dilimleri içerisinde yapılması; Çalışan performans durumunun takip edilmesi; İstatistiksel amaçlarla ve gerekli organizasyonun yapılması ve çalışan sayısının belirlenmesi; Uzaktan eğitim faaliyetlerin denetlenebilmesi; Çevirim içi (Online) sınav süreçlerinin yürütülmesi; Uzaktan eğitim ile ilgili olası hukuksal süreçlerde Enstitümüzün hak ve menfaatlerinin korunabilmesi; Uzaktan öğretim ile ilgili uygulama ve araştırmaların iş birliği ile geliştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak; Eğitim- öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, ölçme değerlendirme ve başarı takibi yapılabilmesi; Performans takibi yapılabilmesi ile personel devam durumlarının takip edilmesi; E-posta vb. gibi elektronik iletişim araçlarıyla uzaktan eğitim ile ilgili iletişim kurulabilmesi ; Öğretim görevlisi iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/1-‘’Açık rızanın alınması’’ ve 5/2- a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, c) “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, ç)‘’Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması’’, d) ‘’İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması’’, e) ‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’ maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.

3. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; Bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımıza ve hizmet sağlayıcılarımıza; Hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi, denetim ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımıza ve hizmet sağlayıcılarımıza; kanunlarda açıkça öngörülmesi yahut hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi amacıyla kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere; Hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatı gereği talep edilmesi halinde yahut bir hakkın tesis edilmesi, kullanılması ve korunması için gerekli olması halinde Yükseköğretim Kurulu başta olmak üzere ilgili idari makamlar, adli makamlar veya kolluk kuvvetleri ile danışmanlık hizmeti aldığımız iş ortaklarımıza Kanun’un 8. Maddesi kapsamında işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecektir. Öte yandan uzaktan eğitim faaliyetleri sunucuları yurt dışında bulunan Microsoft Teams sistemi ve sunucuları yurt içinde bulunan Adobe Connect sistemleri üzerinden, sınavlar ise sunucuları yurt içinde bulunan 3fexam ve LMS Moodle sistemleri üzerinden yürütüleceğinden ve Microsoft Teams sistemi ile kayıt altına alınan dersler depolanacağından işlemeye konu kişisel verileriniz açık rızanız olması halinde Kanun’un 9/1 Maddesi kapsamında yurt dışı sunucularına aktarılacaktır.

İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmemekte olduğundan bu kişisel verileriniz aktarıma konu olmayacaktır.

İlgili işleme ve aktarma faaliyetleri yapılırken, kişisel verilerin güvenlik ve mahremiyetinin sağlanması amacıyla teknik imkanların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Çevrimiçi (online) uzaktan eğitim faaliyetlerine katılan öğrenci vb. üçüncü kişiler, kişisel verilerinize yalnızca alenileştirdiğiniz ölçüde ad, soyad ve e-posta adresi bilginizi görüntüleyebilir. Buna ek olarak görsel ve işitsel verilerinize alenileştirdiğiniz ölçüde erişebilirler. Bu noktada tarafımızca herhangi bir aktarım yapılmamakta olup, bu şekilde diğer öğrenciler ve katılımcılara ait kişisel verilere erişen kişilerin bu nedenle bireysel sorumlulukları olacağını, Enstitümüzün herhangi bir sorumluluğu olmayacağını hatırlatmak isteriz.

4. Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri

Kişisel verileriniz derslerde Microsoft Teams ve Adobe Connect, sınavlarda ise 3fexam ve LMS Moddle aracılığı ile elektronik ortamda otomatik olan yöntemlerle toplanacaktır. Derslerde görsel ve işitsel verileriniz alenileştirdiğiniz ölçüde, sözlü olarak gerçekleşecek sınavlarda ses kayıtlarınızın alınması ile elde edilecektir.

5. İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Enstitümüz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.

Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.iyte.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını “İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü, Gülbahçe Kampüsü 35430 Urla, İzmir, Türkiye” adresine (İletişim Numarası 0232 750 60 00) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@iyte.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu iyte@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.iyte.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.